Politique de confidentialité

Los 10 principes de notre politique de confidentialité — version intégrale

Principe 1 – Responsabilité

Pour s’assurer de bien gérer la façon dont elle utilise, recueille et divulgue vos renseignements personnels, la Fondation SOCAN a nommé un officier de protection de la vie privée responsable d’assurer la conformité de l’organisation à cette politique.
Toute demande auprès de l’officier de protection de la vie privée de la Fondation SOCAN doit être adressée à :

Officier de protection de la vie privée

Fondation SOCAN 
41 Valleybrook Drive
Toronto (Ontario) M3B 2S6
Téléphone : (416) 445-8700, poste 3815
Sans frais : 1-800-55-SOCAN (1-800-557-6226)
Courriel: privacy.officer@socan.ca, avec « Fondation SOCAN » comme sujet

Principe 2 – Justification

Lorsque vous faites une demande de subvention ou que vous vous inscrivez à un concours de la Fondation SOCAN, nous vous expliquons que, en plus de votre nom, adresse et numéro de téléphone, nous avons besoin de renseignements personnels pour les raisons suivantes :

• Permettre de vous identifier
• Permettre l’analyse des demandes de subvention ou d’inscription à un concours de la Fondation SOCAN
• Permettre de vous communiquer des renseignements complémentaires sur nos programmes de subvention et nos concours
• Satisfaire aux exigences réglementaires
• Vous protéger et protéger la Fondation SOCAN contre les erreurs et la fraude

Voilà pourquoi le genre de renseignements que nous recueillons normalement peut comprendre l’information suivante :

• Nom
• Adresse personnelle ou professionnelle
• Numéro(s) de téléphone
• Adresse électronique
• Numéro d’assurance sociale
• Citoyenneté
• Information financière
• Documents de mise en demeure ou de faillite

Les renseignements personnels et financiers recueillis à votre sujet ou à celui de votre entreprise sont normalement utilisés par la Fondation SOCAN pour communiquer avec vous, analyser vos demandes, administrer les subventions et les concours, établir des bases de données, satisfaire aux obligations commerciales juridiques et légitimes de la Fondation SOCAN et lui permettre de se conformer à la Loi de l’impôt sur le revenu.

Principe 3 – Consentement

La Fondation SOCAN obtient votre consentement avant de recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels lorsque vous lui adressez une demande de subvention ou que vous vous inscrivez à un concours. La Fondation SOCAN fera des efforts raisonnables pour vous expliquer à quoi vos renseignements serviront et pour quelles raisons ils seront divulgués à moins que la réponse soit évidente.
La Fondation SOCAN n’assujettira jamais l’approbation de ses demandes de subvention ni l’admissibilité à ses concours à la présentation de renseignements personnels autres que ceux qui sont explicitement et légitimement requis.
Vous pourrez accorder votre consentement au moment de votre demande ou de votre inscription ou par la suite de la façon suivante :

• En remplissant un formulaire de demande dans lequel 1) nous vous décrivons l’utilisation qui sera faite de vos renseignements personnels et 2) vous rappelons que le fait de remplir et de signer le formulaire constitue votre assentiment à la collecte de l’information et des utilisations spécifiques mentionnées ;

       • Tel que demandé par écrit ou oralement par la Fondation SOCAN par la suite.

Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment sous réserve des restrictions juridiques ou contractuelles et moyennant un avis raisonnable. La Fondation SOCAN vous informera des conséquences du retrait de votre consentement.
La Fondation SOCAN ne sera pas tenue d’obtenir votre consentement pour recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels dans les circonstances suivantes :

• Lorsque l’information est recueillie pour détecter et prévenir la fraude ou d’autres violations de la loi, en application de la loi ou dans le cadre de procédures judiciaires intentées dans le but de protéger la Fondation SOCAN, les droits de ses demandeurs et ceux du membre de la Fondation SOCAN (ce membre unique étant la SOCAN);
• Tel qu’exigé par la loi;
• Si vous être gravement malade, souffrez d’une incapacité mentale ou que l’obtention de votre consentement serait impossible ou difficile pour toute autre raison;
• Pour des raisons de sécurité;
• Si la Fondation SOCAN n’a pas de relation directe avec vous;
• Si l’information est accessible au public; ou
• Dans toute autre circonstance où l’obtention de votre consentement serait inapproprié.

Principe 4 – Limitation de la collecte d’information

La Fondation SOCAN ne recueillera que les renseignements personnels dont elle a besoin pour exercer correctement ses activités et par des moyens justes et licites.

Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la rétention

La Fondation SOCAN ne divulguera vos renseignements personnels qu’aux fins auxquelles ils sont recueillis, sauf moyennant le consentement de la personne et tel qu’exigé par la loi. En fait :

• Votre information personnelle et les affaires que vous faites avec nous demeurent strictement confidentielles;
• Vos renseignements ne sont divulgués à personne en dehors de la Fondation SOCAN à moins que la loi ne l’exige ou qu’ils soient nécessaires à la bonne conduite des affaires de la Fondation SOCAN;
• C’est vous qui déterminez comment nous obtenons, utilisons et partageons vos renseignements personnels et professionnels.

En outre, vos renseignements personnels ne seront conservés que le temps qu’il faudra à la Fondation SOCAN pour conduire ses affaires, et uniquement tel qu’exigé par la loi. Les documents renfermant des renseignements qui ne sont plus nécessaires sont soigneusement éliminés comme suit :

• Les documents contenant des documents sensibles sont déchiquetés.
• Les documents électroniques sont supprimés.
• Les employés et administrateurs de la Fondation SOCAN qui sont au courant de ses affaires au jour le jour sont sensibilisés à la politique de confidentialité de la Fondation SOCAN et aux méthodes de protection des renseignements personnels.
• La Fondation SOCAN voit à assurer que les documents physiques qui renferment des renseignements personnels soient entreposés en lieu sûr. L’accès à ces documents est limité aux seuls employés et administrateurs de la Fondation SOCAN, et l’accès aux renseignements personnels est régi par des directives strictes mentionnées dans le code de conduite des administrateurs. Les informations les plus sensibles sont conservées dans des classeurs verrouillés. Des mesures de sécurité aussi strictes sont suivies pour les fichiers électroniques, dont la consultation n’est permise qu’à des fins autorisées.
• Les renseignements personnels dans un format électronique ne sont accessibles qu’aux personnes avec lesquelles le mot de passe a été partagé.
• Les membres du conseil d’administration et des comités de la Fondation SOCAN sont tenus de garder le secret du contenu des demandes qu’ils analysent et des délibérations du conseil d’administration et des comités. Les pairs évaluateurs externes sont tenus de respecter la confidentialité de leurs évaluations et comptes rendus écrits.
• Dès qu’un document physique ou électronique renfermant des renseignements personnels cesse d’être utile, il est déchiqueté ou supprimé.
• Lorsque, occasionnellement, la Fondation SOCAN engage des employés temporaires, des entrepreneurs ou des entreprises pour accomplir une tâche particulière, nous sélectionnons les entreprises avec un soin particulier et nous assurons qu’elles observent des normes de sécurité comparables aux nôtres.

En outre, les entrepreneurs mis en contact avec des renseignements personnels sont tenus de signer un accord de confidentialité.

Principe 6 – Exactitude

Si vous nous démontrez que vos renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, la Fondation SOCAN corrigera toute erreur et veillera à ce que vos renseignements soient mis à jour.

Principe 7 – Protections

La Fondation SOCAN protège les renseignements personnels en prenant les mesures suivantes :

• La Fondation SOCAN suit de près les développements technologiques en s’assurant que les nouvelles technologies (télécopieurs, Internet, téléphones cellulaires, etc.) et les processus soient raisonnablement sécuritaires (grâce à des mots de passe, des chiffrements, des habilitations de sécurité ou toute autre mesure technologique) et qu’ils sont conformes en tout point à la politique de confidentialité de la Fondation SOCAN.
• L’officier de protection de la vie privée effectuera des examens périodiques de diverses pratiques de la Fondation SOCAN afin d’en constater la conformité à la présente politique et fera toutes les recommandations nécessaires pour assurer la conformité et déterminer si la politique doit subir des révisions à la lumière des nouvelles pratiques, des nouveaux processus, des nouvelles technologies et autres changements.

Principe 8 – Transparence

La Fondation SOCAN communiquera la présente politique de confidentialité à ses demandeurs et candidats et publiera des informations concernant les politiques et les pratiques liées à la gestion de leurs renseignements personnels.

Principe 9 – Consultation

Vous pourrez consulter vos propres renseignements personnels en en faisant la demande par écrit à la directrice de la Fondation SOCAN, laquelle vous répondra dans les 30 jours suivant la réception de votre demande. La Fondation SOCAN décrira l’usage qui a été fait de vos renseignements et identifiera les tiers auxquels ils ont été divulgués
La Fondation SOCAN pourra refuser la consultation de renseignements personnels pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :

• Parce que l’information est soumise au secret professionnel d’un avocat ou considérée par la loi comme une information privilégiée;
• Parce que l’information a été recueillie pour détecter ou prévenir la fraude, en application de la loi ou dans le cadre d’autres procédures judiciaires intentées afin de protéger la Fondation SOCAN et les droits de ses demandeurs et de ses employés;
• Pour tout autre motif juridique;
• Pour des raisons de sécurité;
• Pour des raisons d’ordre commercial exclusives;
• Parce que la mise à disposition de l’information coûterait extrêmement cher; et/ou
• Parce que l’information contient des renseignements sur d’autres personnes qui ne peuvent pas être retranchées.

Si la Fondation SOCAN refuse la consultation, la personne qui demande l’accès aux renseignements personnels sera informée par écrit des motifs du refus et de ses possibilités de recours.

Principe 10 – Contestation de conformité

Les inquiétudes relatives à la conformité de la Fondation SOCAN à la présente politique de confidentialité peuvent être transmises à l’officier de protection de la vie privée (à l’adresse susmentionnée), qui accusera réception de la correspondance dans les 15 jours suivant sa réception.
L’officier de protection de la vie privée fera enquête sur toutes les plaintes reçues et rendra sa décision dans les 60 jours suivant la réception de la plainte. Si la plainte s’avère justifiée, la Fondation SOCAN prendra alors les mesures nécessaires, y compris, au besoin, la modification de ses politiques et pratiques.

Mise à jour de la présente politique

La Fondation SOCAN se réserve le droit de modifier ou amender la présente politique en tout temps. Aucune disposition des présentes n’est réputée créer un contrat ou une entente entre la Fondation SOCAN et toute autre partie. Nous vous invitons à consulter régulièrement notre politique afin d’être au courant de toute modification.
La dernière modification de la présente politique de confidentialité remonte au 20 octobre 2006.